A carta de cobrança é um documento que auxilia no controle da inadimplência e notificação dos clientes. Através dela, a empresa envia uma mensagem solicitando o pagamento de valores devidos passados.
O seu envio pode ser feito pelos Correios, por meio digital e atualmente até por aplicativos para o celular, como o WhatsApp.
Grandes empresas contam com departamentos de cobrança onde é realizada a gestão da regularização dos débitos. Já os pequenos e microempreendedores podem ter dificuldade para manter um processo de cobrança eficaz.
Criamos este artigo com modelos de carta de cobrança simples. Estes modelos podem ser utilizados nas diversas etapas da cobrança. Cada modelo está na ordem indicada de como deve ser efetuada a cobrança.
1. Exemplo de primeira carta de cobrança
A primeira carta de cobrança deve ser enviada após as tentativas de contato através de telefone e e-mail e deve ter um tom amigável.
[local],[dia] de [mês] de [ano].
Prezado(a) Sr./Sra [nome do cliente],
Verificamos no nosso sistema que consta um pagamento não efetuado no valor de [valor], da compra do produto [nome do produto], com o vencimento para o dia [dia do vencimento], referente à nota fiscal número [número da nota fiscal].
Entendemos que isso pode ter sido um descuido e agradecemos se puder efetuar o pagamento até o dia [nova data de vencimento]. Lembre-se de que aceitamos como forma de pagamento [listar as formas de pagamento].
Queira desconsiderar este aviso caso o pagamento já tenha sido efetuado. Pedimos, por gentileza, que nos envie o comprovante de pagamento. No caso de dúvidas ou para maiores esclarecimentos, não hesite em entrar em contato conosco.
Cordialmente,
[assinatura]
[nome do representante da empresa]
[cargo]
[nome da empresa]
[departamento]
2. Exemplo de segunda carta de cobrança
Antes de enviar a segunda carta de cobrança, tente novo contato por telefone e email. Envie a segunda carta apenas se não for bem sucedido nesta tentativa.
[local],[dia] de [mês] de [ano].
Prezado(a) Sr./Sra [nome do cliente],
Enviamos uma carta cobrança no dia [data de envio da primeira carta] a respeito de um pagamento não efetuado no valor de [valor], da compra do produto [nome do produto], com o vencimento para o dia [dia do vencimento], referente à nota fiscal número [número da nota fiscal]. Nesse meio tempo, também tentamos o contato telefônico, sem sucesso.
Entendemos que isso pode ter sido um descuido e agradecemos se puder efetuar o pagamento até o dia [nova data de vencimento]. Lembre-se de que aceitamos como forma de pagamento [listar as formas de pagamento].
Caso você esteja impossibilitado de realizar o pagamento, entre em contato conosco para que possamos chegar a um acordo.
Agradecemos a sua atenção nesse assunto importante,
[assinatura]
[nome do representante da empresa]
[cargo]
[nome da empresa]
[departamento]
3. Exemplo de terceira carta de cobrança
Estabeleça um prazo após o envio da segunda carta. Pode ser de uma ou duas semanas, por exemplo.
[local],[dia] de [mês] de [ano].
Prezado(a) Sr./Sra [nome do cliente],
Enviamos uma carta cobrança no dia [data de envio da segunda carta] a respeito de um pagamento não efetuado no valor de [valor], da compra do produto [nome do produto], com o vencimento para o dia [dia do vencimento], referente à nota fiscal número [número da nota fiscal]. Nesse meio tempo, também tentamos o contato telefônico, sem sucesso. Por este motivo, estamos enviando esta terceira carta de cobrança.
Entendemos que isso pode ter sido um descuido e agradecemos se puder efetuar o pagamento até o dia [nova data de vencimento]. Lembre-se de que aceitamos como forma de pagamento [listar as formas de pagamento].
Caso você esteja impossibilitado de realizar o pagamento, entre em contato conosco para que possamos chegar a um acordo. Evite que o seu nome seja incluído no serviço de proteção ao crédito (SPC).
Agradecemos a sua atenção nesse assunto importante,
[assinatura]
[nome do representante da empresa]
[cargo]
[nome da empresa]
[departamento]
4. Exemplo de quarta carta de cobrança
Após três tentativas de contato, você chegou ao ponto onde possivelmente o cliente não pode pagar ou não quer pagar a dívida.
O cliente pode se encontrar com dificuldades financeiras ou estar agindo de má-fé. Seja como for, é o momento de usar uma linguagem mais objetiva para solucionar a questão.
[local],[dia] de [mês] de [ano].
Prezado(a) Sr./Sra [nome do cliente],
Após várias tentativas de contato telefônico e através de três cartas de cobrança, não recebemos nenhuma resposta de sua parte.
O seguinte pagamento se encontra atualmente com [número de dias de atraso] dias de atraso:
Descrição do produto ou serviço: [descrição do produto ou serviço]
Nota fiscal: [número da nota fiscal]
Valor: [valor]
Vencimento: [dia do vencimento]
Pedimos para que entre em contato com o nosso escritório urgentemente, para quitar sua dívida conosco. No caso de não recebermos uma resposta sua até o dia [data limite para contato], seu nome será incluído no serviço de proteção ao crédito (SPC).
Atenciosamente,
[assinatura]
[nome do representante da empresa]
[cargo]
[nome da empresa]
[departamento]
Qual é a melhor forma de enviar a carta de cobrança?
É possível enviar a sua carta de cobrança pelo correio tradicional, e-mail ou aplicativo de mensagens. Nos Correios, é possível realizar o envio de forma registrada, que exige a comprovação de entrega no destino.
Já no caso do envio por email, saiba que nem todos os aplicativos possuem a facilidade de pedir uma confirmação de leitura. O mesmo vale para os apps de mensagens como o WhatsApp, onde o receptor pode desabilitar a identificação de leitura.
Assim, o único meio que garante a confirmação do recebimento é o correio tradicional. Fique atento!
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