Um dos métodos mais utilizados para resolução de problemas e a melhoria contínua, é o ciclo PDCA. Trata-se de um método cíclico, composto por quatro fases distintas. Em cada uma delas é possível fazer uso de alguma ferramenta que auxilie no alcance dos resultados.
A sigla é originária dos termos em inglês: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar), Action (Agir).
A seguir vamos ver cada uma delas em detalhe dentro do contexto de carreira.
Planejar (Plan)
Esta é a fase onde os objetivos e planos de ação são estabelecidos. É comum neste ponto ser realizado um brainstorming para desenvolver ideias em torno do que se deseja alcançar. Neste caso, algumas perguntas podem ajudar:
- Qual é o meu nível de satisfação com a minha carreira até o momento atual?
- Como e onde eu quero estar no final do Ciclo PDCA?
- Quais são as principais barreiras que eu preciso transpor para chegar onde eu quero estar?
Você ainda pode conduzir o brainstorming com a ferramenta 5W2H, que pode ser de grande utilidade para apoiar na definição das tarefas. A sigla também é de origem inglesa. O 5W corresponde ao What (O quê), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando) e Who (Quem). O 2H significa o How (Como) e How Much (Quanto Custa).
Ao registrar a lista de objetivos, utilize a ferramenta SMART. Esta sigla também é originária do inglês. Cada uma das letras serve como um lembrete para um aspecto importante necessário para redigir bons objetivos. Veja a seguir cada uma delas:
S - Specific- O objetivo deve ser muito específico. Se o seu objetivo é aumentar a sua produtividade, defina qual o percentual.
M - Measurable - Deve ser mensurável. Defina um indicador muito concreto para o seu objetivo. Como você vai medir o aumento da sua produtividade? Pelo número total de tarefas concluídas por dia?
A - Achievable - Deve ser atingível. Procure estabelecer objetivos realistas. Tome cuidado para não pensar grande demais e tornar o objetivo impossível de atingir.
R - Relevant - Deve ser relevante. A realização do seu objetivo deve ser importante. Evite objetivos que vão contribuir pouco com o seu desenvolvimento.
T - Time - Deve ter um tempo previsto de conclusão associado. É necessário estabelecer um prazo para a conclusão.
Redigir suas metas com a ferramenta SMART garante que elas não serão vagas ou impossíveis de mensurar o resultado.
Após identificação dos objetivos está na hora de estabelecer um plano de ação. As tarefas devem estar alinhadas com a sua situação específica. Elas podem variar desde a aquisição de novas competências e habilidades até uma mudança de atitude perante desafios do dia a dia.
Executar (Do)
Aqui é a fase onde colocamos mãos à obra. Todas as ações devem estar alinhadas com o que foi planejado na fase anterior.
Se você definiu que seu objetivo era melhorar suas competências na área de comunicação e planejou participar de um curso de oratória, este é o momento de providenciar a sua matrícula e frequentar as aulas.
Torna-se muito importante manter um registro dos resultados para ser utilizado na fase seguinte.
Verificar (Check)
A partir dos dados registrados durante a fase anterior, chega o momento da avaliação dos resultados. Neste ponto podemos corrigir falhas e pensar em alterações visando um aumento da qualidade geral.
Compare o seu desempenho antes e depois do curso que você se matriculou. Existem diferenças na qualidade da sua capacidade de comunicação? Você recebeu algum elogio por parte de colegas ou superiores?
Esta é uma fase onde você pode definir alguns indicadores para medir o aumento do seu desempenho. Você pode determinar que após as suas apresentações e reuniões, irá pedir uma pequena avaliação por escrito dos participantes, por exemplo.
Agir (Act)
Na última fase deste método, nós aplicamos ações corretivas a partir dos resultados das fases anteriores. Desta maneira, podemos reiniciar o ciclo a partir das lições aprendidas no ciclo anterior.
O que estiver dentro do padrão de qualidade almejado é mantido. Os pontos que puderem ser melhorados devem ser alvo de reavaliação.
Se as mensagens da sua caixa de email precisam de várias interações para serem resolvidas, pode ser que você também precise melhorar a sua capacidade de comunicação escrita.
Sendo assim, o método PDCA promove sempre uma melhoria contínua, a partir das constatações da fase de verificação e das medidas corretivas da fase final.
Exemplo de PDCA na prática
Planejar (Plan)
Considere um desenvolvedor de software de uma grande equipe. Ele começa o seu dia planejando suas tarefas considerando as metas da equipe. Após ter a sua lista de tarefas validada pelo seu superior, ele passa para a fase seguinte
Executar (Do)
Durante o dia ele irá produzir linhas de código utilizando as ferramentas adequadas para cada tarefa. Quando necessário, ele irá interagir com outros colaboradores em busca de informações sobre o projeto.
Verificar (Check)
Perto do final do dia, ele fará uma revisão do que realizou. Esta fase pode ser feita individualmente ou com o resto da equipe. Os objetivos individuais planejados para aquele dia foram alcançados? Nós avançamos como equipe?
Agir (Action)
Ao constatar que os objetivos foram alcançados, ele pode se questionar se existira uma maneira mais rápida de realizar alguma das tarefas. A equipe pode avaliar qual o impacto destes novos passos conquistados para outros departamentos da empresa. Além disso, pela troca de experiência entre os colaboradores é possível melhorar algum processo.
Se os objetivos não foram alcançados este é o momento de questionar a razão das falhas. Alguma tarefa dependia da conclusão do trabalho de outro colaborador? O desconhecimento de alguma tecnologia prejudicou o resultado? O coordenador falhou ao esquecer de dar alguma informação relevante a respeito do projeto?
O mais importante é que todos aprendam com as lições do dia e procurem melhorar seus desempenhos individuais no dia seguinte.
Conclusão
Não se engane com a simplicidade do ciclo PDCA. Para que funcione e dê resultados é necessário que você passe por todas as fases do processo. É comum que a fase Verificar (Check) seja negligenciada, por parecer uma "perda de tempo". Neste caso o profissional não se beneficiará dos possíveis aprendizados desta fase.
Se após o primeiro ciclo você não tiver obtido 100% de sucesso, não desanime. Por se tratar de um método cíclico, o PDCA deve ser reiniciado após a última fase. A partir das experiências anteriores os objetivos podem ser reajustados. Desta maneira, as chances de sucesso na sua carreira tendem sempre a aumentar. Mãos à obra!
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