Quando alguma coisa não está correndo conforme planejado, o líder deve fazer uma intervenção para corrigir o que está errado. Este pode ser o momento de dar um feedback negativo para um colaborador.
Confira a seguir 9 dicas de como dar um feedback negativo da forma mais adequada.
1. Mantenha a privacidade
Sempre que for dar um feedback negativo para um dos colaboradores, faça de modo reservado para que os outros membros da equipe não escutem a conversa. Reserve uma sala de reuniões onde não possam ocorrer interrupções.
Após a reunião, evite comentar o teor da conversa com os outros colaboradores. O feedback negativo deve ser mantido entre o líder e o colaborador apenas. Não é uma boa prática expor os erros de alguém para o resto da equipe.
2. Tenha objetividade
Procure ir direto ao ponto na hora de dar um feedback negativo. Você pode começar indicando qual era o resultado esperado do colaborador, e quais as consequências negativas para a empresa por ele não alcançar.
Isso não significa que você não deve ser construtivo. Mantenha o seu discurso positivo, demonstrando que a empresa ainda acredita no potencial do colaborador. Explique que o feedback negativo tem como objetivo o crescimento do colaborador.
3. Utilize dados concretos
Procure levantar dados concretos a respeito do problema que deseja abordar com o colaborador. Se necessário, emita relatórios que comprovem o problema para dar alicerce para os seus argumentos.
Você também pode usar atas de reuniões passadas. Na ausência de atas, pode contar com algum documento utilizado, como uma apresentação do powerpoint. Assim é possível recordar o que foi estabelecido em reuniões de equipe e que não foi alcançado.
4. Mantenha o foco na solução
Dependendo da gravidade do problema, é comum que se perca o foco da solução e a reunião de feedback se transforme em um tribunal de acusação. Se isso ocorrer, retorne o foco para buscar uma solução para o problema.
Através do diálogo, avance a procura de uma solução que traga equilíbrio para todos. Evite criar soluções temporárias, que só resolvem o problema imediato. Cooperem para chegar a uma solução definitiva, para que o problema não volte a ocorrer.
5. Escute atentamente
Após expor o problema, escute atentamente o que o colaborador tem a dizer a respeito. Esteja aberto para ouvir algo que mude o rumo da sua avaliação a respeito do ocorrido. Ouça o colaborador com empatia, procurando entender o outro lado.
Faça um esforço para que a sua escuta seja o mais impessoal possível. Dependendo da sua relação com o colaborador, isso pode afetar o seu julgamento. Evite interromper o colaborador enquanto estiver falando.
6. Formule perguntas
Procure estruturar algumas perguntas antes da reunião. Conforme a conversa evoluir, você pode introduzir perguntas para tentar aprofundar a origem do problema. Deixamos aqui alguns exemplos:
- Você está passando por algum problema pessoal?
- Qual o seu nível de satisfação com a sua posição atual?
- Existe alguma coisa que o impede de crescer na empresa?
- Como você classificaria o seu relacionamento com o resto da equipe?
- Qual a sua impressão do clima organizacional da empresa?
7. Escolha bem as palavras
Procure ficar atento ao tom do seu discurso na hora do feedback negativo. Se o problema ocorrido causou muita irritação, é comum que a tônica da conversa seja mais agressiva. Portanto, use sua inteligência emocional e lembre-se do papel de líder.
Caso necessário reserve alguns minutos antes da reunião para realizar alguns exercícios de respiração. Pratique mindfulness para equilibrar a sua mente. O importante é manter a calma durante a conversa.
8. Prepare-se para a reação
Às vezes, mesmo quando o líder possui sensibilidade e procura regular o discurso de forma construtiva, o colaborador pode reagir negativamente diante da crítica. Dependendo da pessoa, pode ser uma reação de raiva ou de vitimização.
Nestas situações procure manter a calma e não entre na mesma frequência do colaborador. Um bom líder possui inteligência emocional para controlar suas reações, principalmente diante de situações de estresse.
9. Construa um plano de ação
Ao final da reunião, procure estabelecer novas metas e prazos com o colaborador. Mantenha as metas alinhadas com a solução para o problema abordado. Defina um cronograma detalhado para mitigar o impacto negativo das falhas detectadas.
Deixe claro que você se encontra disponível, caso o colaborador encontre alguma dificuldade com as metas estabelecidas.
Alguns conselhos na hora de dar feedback negativo
Para finalizar deixamos alguns conselhos extras para quem precisa dar um feedback negativo para um funcionário.
- Evite acreditar que o feedback negativo vai piorar ainda mais a situação
- Procure ser assertivo ao falar, evite a agressividade
- Mantenha a sua atenção nos fatos
- Sempre procure ser construtivo na sua abordagem
- Procure não usar o momento apenas para apontar defeitos
- Termine a reunião com novas metas e objetivos estabelecidos
- Lembre-se de mencionar os objetivos da empresa durante a reunião
- Deixe a demissão do funcionário como última alternativa
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