O plano de ação é um documento que auxilia no planejamento e na execução das tarefas, visando alcançar um objetivo. Basicamente, ele é uma lista de tarefas, com data prevista de início e fim, recursos necessários e responsáveis.
Existem várias ferramentas e métodos que podem ser utilizados na hora de elaborar um plano de ação. Neste artigo nós vamos indicar três deles que são de fácil compreensão e aplicação. Acompanhe e descubra mais a respeito.
1. Ciclo PDCA e as etapas do plano de ação
O ciclo PDCA é a ferramenta tradicionalmente utilizada para conduzir a criação e o acompanhamento de um plano de ação.
A sigla PDCA tem sua origem nos termos em inglês:
- Plan (Planejar)
- Do (Executar)
- Check (Verificar)
- Act (Agir)
Veremos a seguir cada uma das etapas em detalhe.
Planejar (Plan)
Fase inicial onde o objetivo maior é definido com prazo, e a lista de tarefas para alcançá-lo é criada.
No contexto empresarial é comum realizarem reuniões de brainstorming para o desenvolvimento de ideias. Cada profissional pode contribuir com ideias livremente e elas devem ser registradas sem filtro.
Já no contexto pessoal, o profissional pode contar com a ajuda de um coach para avaliar seus valores e alinhar seu objetivo com eles. Desta forma, a lista de tarefas pode incluir mudança de atitudes ou aquisição de novas competências.
Qual o resultado esperado das tarefas? É possível delegar?
Executar (Do)
É nesta fase que arregaçamos as mangas para colocar em ação aquilo que foi planejado na fase anterior.
É importante registrar todo o processo de execução, pois frequentemente ao entrar em ação nós esquecemos de registrar o progresso. Isso será necessário para a próxima etapa.
Verificar (Check)
Esta é a etapa onde se confronta o que foi planejado, com o registro da fase de execução. Avalie qual a diferença entre os dois, e procure descobrir o que foi feito de forma certa e de forma errada.
Verifique se foram cometidos erros de planejamento, ou se a maioria dos problemas ocorreram na execução.
Agir (Act)
Nesta fase, tudo o que foi observado pode servir de base para construir novos padrões. Assim, você termina um ciclo com roteiros a respeito da forma que as tarefas devem ser executadas.
No contexto empresarial, é possível compartilhar uma base de conhecimento para todas as equipes envolvidas.
Reiniciamos o processo com as lições aprendidas no ciclo anterior, aplicando as correções necessárias.
Conheça mais em Ciclo PDCA: a melhoria contínua da sua carreira.
2. Metodologia 5W2H para elaborar um plano de ação
Você também pode contar com a ajuda da metodologia 5W2H na hora de elaborar o seu plano de ação.
Criada a partir de estudos sobre qualidade, a metodologia 5W2H é baseada em sete perguntas que ajudam a analisar um problema nos seus vários aspectos.
What: o que será feito?
Deve ser a pergunta inicial da análise. A resposta aponta para o problema principal que deve ser solucionado.
Why: por que será feito?
Uma das perguntas mais importantes que permite dar sentido e significado para o projeto. Qual a motivação que impulsiona a pessoa ou o grupo a querer alcançar aquele objetivo?
Where: onde será feito?
Esta pergunta define onde o projeto será realizado. Podem ser listados vários locais dependendo da natureza das tarefas envolvidas.
When: quando será feito?
Esta pergunta deve ser respondida de forma objetiva indicando data e horário, se possível.
Who: por quem será feito?
O objetivo desta pergunta é apontar os responsáveis pela execução das tarefas envolvidas no projeto. Mesmo durante um processo pessoal, podem existir terceiros que participem de algumas tarefas.
How: como será feito?
A resposta para esta pergunta pode acabar na divisão de tarefas complexas em etapas mais simples. Procure sempre aumentar a clareza das tarefas na hora de responder esta pergunta.
How much: quanto custa para fazer?
Levantar os custos associados à execução das tarefas e criar um orçamento para o projeto, deve ser a resposta para esta pergunta.
Saiba mais em Entenda o que é a metodologia 5W2H com exemplos práticos!
3. Metodologia SMART para escrever os objetivos do plano de ação
A ferramenta SMART tem a sua sigla baseada em termos em inglês. Utilizar esta abordagem para escrever os objetivos do seu plano de ação, garantem a boa legibilidade do que você deseja alcançar.
S - Specific: Específico
Coloque o seu objetivo da forma mais específica possível. Evite descrições vagas ou de interpretação subjetiva.
M - Measurable: Mensurável
Você deve ser capaz de medir com precisão o seu sucesso. Se possível utilize métricas concretas para indicar se o objetivo foi alcançado. Percentuais e quantidades objetivas podem ser empregadas com sucesso.
A - Achievable: Alcançável
Procure dimensionar o seu objetivo de forma que ele seja possível de ser alcançado. Metas muito grandiosas podem se tornar impossíveis.
R - Relevant: Relevante
O objetivo deve ser relevante para você. Sem o senso de relevância talvez você não encontre a motivação adequada para alcançá-lo.
T - Time: Temporal
Defina concretamente o prazo para a conclusão do seu objetivo. Informe a data e, quando aplicável, inclua o horário.
A importância de possuir um plano de ação
Quando definimos um plano de ação e acompanhamos o seu desenvolvimento, temos muito mais chances de sermos bem sucedidos. Somente através do plano, somos capazes de medir o nosso progresso e fazer ajustes, caso necessário.
Não subestime o poder das três ferramentas citadas neste artigo. Métodos extensos podem adicionar complexidade ao processo de desenvolvimento do seu plano de ação. Procure privilegiar os métodos simples, de fácil compreensão, na hora de criar o seu plano de ação. Sucesso!
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